Politique de confidentialité

1. Qui traite vos données ?

David DUMAIS (DumaisSoft, 115 chemin du Beau Soleil, 76750 Buchy, France) est responsable du traitement des données des utilisateurs du Service (comptes, connexions, échanges avec nous). Pour toute question sur vos données : contact@dumaisfinance.com.

Pour les données que vous saisissez sur vos propres clients et fournisseurs (par exemple un client particulier), votre entreprise est responsable du traitement et DumaisSoft agit comme sous-traitant, dans les conditions de l'article 8 et de l'annexe des conditions générales d'utilisation et de vente.

Si vos données figurent dans les documents d'une entreprise utilisatrice du Service (vous êtes son client ou son fournisseur), c'est cette entreprise qui en est responsable : adressez-lui d'abord votre demande. Si vous nous écrivez, nous la lui transmettons.

2. Quelles données ?

Compte : nom, adresse e-mail, mot de passe (conservé uniquement sous forme d'empreinte irréversible, dite hachage), entreprise rattachée et rôle, date et version des conditions générales acceptées et, si vous l'activez, les éléments de votre double authentification (conservés chiffrés).
Entreprise : raison sociale, SIREN, adresse, mentions légales, coordonnées bancaires que vous choisissez d'imprimer sur vos factures.
Abonnement : formule, historique des paiements, moyen de paiement utilisé (carte ou prélèvement) et identifiant de votre entreprise chez notre prestataire de paiement. Les numéros de carte et les coordonnées bancaires de paiement sont saisis chez ce prestataire : nous ne les conservons pas. L'accord donné pour un pack de documents supplémentaires est enregistré avec son auteur, sa date et son adresse IP.
Données de facturation que vous saisissez ou recevez : clients, fournisseurs, devis, factures, avoirs, règlements, justificatifs.
Contacts de vos clients professionnels que vous choisissez d'enregistrer : nom, fonction, adresse e-mail, téléphones, adresse et notes. N'inscrivez dans les champs de notes aucune donnée sensible.
Devis accepté ou refusé en ligne : lorsqu'un de vos clients répond à un devis depuis le lien que vous lui envoyez, nous conservons pour votre compte le nom qu'il saisit, la date, son adresse IP et son navigateur, ainsi que le motif d'un refus. Ces éléments constituent la preuve de sa décision et sont conservés avec le devis.
Hotline : les questions que vous posez à l'assistante « Yuna » (page consultée, rôle et formule si vous êtes connecté, texte des messages et des réponses), et l'adresse e-mail que vous donnez pour recevoir une réponse de l'équipe. Elle n'a accès à aucune de vos données de facturation : ne saisissez ni mot de passe, ni numéro de carte, ni donnée sensible, et n'envoyez pas de document.
Journaux : actions sensibles (connexions, validations, envois…) avec la date, l'adresse IP et le navigateur, pour la sécurité et la traçabilité.

3. Pourquoi et sur quelle base ?

Fournir le Service, créer et gérer votre compte : exécution du contrat.
Gérer votre abonnement : paiements, factures d'abonnement, relances en cas de paiement échoué : exécution du contrat.
Conserver les documents de facturation et transmettre les données exigées par la réforme de la facturation électronique : obligations légales (Code de commerce, Code général des impôts).
Sécuriser le Service, prévenir les fraudes, tracer les actions sensibles : intérêt légitime.
Vous envoyer les e-mails liés au Service (vérification d'adresse, factures fournisseurs reçues, échéances) : exécution du contrat. Aucun e-mail publicitaire n'est envoyé sans votre accord.

4. Qui y a accès ?

Vos données ne sont ni vendues ni utilisées à des fins publicitaires. Seuls y accèdent, pour ce qui les concerne :

Infomaniak Network SA (Suisse) : hébergement du Service et envoi des e-mails ;
Stripe (Stripe Payments Europe, Limited, Irlande) : paiement des abonnements, selon sa politique de confidentialité ;
la plateforme agréée que vous connectez (actuellement Super PDP) : transmission et réception des factures électroniques, e-reporting ;
Anthropic (États-Unis), fournisseur du modèle d'intelligence artificielle de la hotline, directement ou par l'intermédiaire d'OpenRouter (États-Unis), passerelle qui lui transmet les messages : ils reçoivent le texte de vos messages à l'assistante et la page d'où vous écrivez, pour rédiger la réponse. Nous ne lui transmettons ni vos coordonnées ni vos documents ;
Scaleway SAS (France) : conservation d'une copie des sauvegardes, chiffrée avant son envoi avec une clé que Scaleway ne détient pas ;
les clients et fournisseurs de votre entreprise, à qui le Service envoie à votre demande vos devis, factures, avoirs et relances, ainsi que vos réponses aux factures fournisseurs ;
l'administration fiscale, destinataire des données que la loi impose de lui transmettre via la plateforme agréée ;
l'Éditeur, pour l'assistance et l'administration du Service, dans la limite du nécessaire (chaque consultation est journalisée).

Transferts hors de l'Union européenne. Les données sont hébergées en Suisse, qui bénéficie d'une décision d'adéquation de la Commission européenne (décision du 26 juillet 2000, maintenue en janvier 2024) : elles y sont protégées de façon équivalente au droit de l'Union. Stripe peut transférer des données de paiement hors de l'Union européenne, notamment vers les États-Unis, dans le cadre des garanties qu'il met en œuvre (clauses contractuelles types, cadre de protection des données UE–États-Unis). Il en va de même d'Anthropic et d'OpenRouter pour les messages de la hotline.

5. Combien de temps ?

Compte : pendant l'utilisation du Service. Après la désactivation d'un utilisateur ou la clôture du compte de l'entreprise, son nom et son adresse e-mail restent attachés à l'historique des documents qu'il a établis, conservé avec eux.
Compte dont l'adresse e-mail n'a jamais été vérifiée : supprimé au bout de 30 jours, avec l'entreprise créée à l'inscription.
Invitation restée sans réponse : supprimée 30 jours après son expiration.
Données d'abonnement et de paiement : 10 ans, comme les autres pièces comptables.
Factures, avoirs et justificatifs : 10 ans à compter de la clôture de l'exercice (article L123-22 du Code de commerce), même après la clôture du compte.
Conversations de la hotline : 12 mois, puis supprimées.
Journaux de connexion (connexions, déconnexions, tentatives échouées, avec l'adresse IP) : 1 an.
Historique des actions sur vos documents (validations, envois, règlements…) : conservé avec les documents auxquels il se rapporte.
Sauvegardes : 14 jours glissants sur le serveur, 30 jours pour la copie chiffrée conservée chez un second hébergeur.
Statistiques de fréquentation : données détaillées supprimées après 13 mois.

6. Sécurité

Connexions chiffrées (HTTPS), mots de passe conservés sous forme d'empreinte irréversible (hachage), données de chaque entreprise cloisonnées, jetons d'accès à la plateforme agréée chiffrés, double authentification pour l'administration, journalisation des actions sensibles et sauvegardes quotidiennes vérifiées, copiées chiffrées chez un second hébergeur.

7. Cookies

Le site n'utilise que des cookies strictement nécessaires : maintien de votre session, protection des formulaires contre les requêtes frauduleuses, mémorisation de la langue choisie et, si vous le demandez, mémorisation de votre connexion. Ils ne nécessitent pas de consentement. Aucun cookie de mesure d'audience, de publicité ou de réseau social n'est déposé, et les polices de caractères sont hébergées sur le site lui-même.

La fréquentation du site est mesurée avec Matomo, installé sur nos propres serveurs (Infomaniak, en Suisse) : sans cookie, avec des adresses IP anonymisées et sans transmission à des tiers. Seules sont enregistrées des statistiques (pages consultées, sans leurs paramètres ni le contenu de vos documents), à seule fin d'améliorer le service.

8. Vos droits

Vous disposez des droits d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité de vos données, dans les limites prévues par la loi (les documents de facturation ne peuvent pas être effacés avant la fin de leur durée légale de conservation). Écrivez à contact@dumaisfinance.com ; une réponse vous est apportée dans un délai d'un mois. Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de la CNIL (www.cnil.fr).

Si vos données figurent dans les documents d'une entreprise utilisatrice du Service, adressez-vous d'abord à cette entreprise, qui en est responsable ; nous lui transmettons les demandes que nous recevons.

Vous pouvez définir des directives sur le sort de vos données après votre décès (article 85 de la loi Informatique et Libertés). Aucune décision produisant des effets juridiques n'est prise de façon entièrement automatisée.

9. Mise à jour

Cette politique peut évoluer ; sa date de mise à jour figure en tête, et toute modification importante vous est signalée par e-mail.